Guide d'utilisation

Obtenir un accès

1. Ouvrez « Trouver mon profil » : quelques questions sur votre activité, vos produits et vos pays indiquent votre profil et votre rôle EUDR probable. Rien n'est enregistré.
2. Remplissez la demande d'accès. Le bureau BIONATURA l'examine et ouvre l'espace de votre organisation : vous recevez un e-mail avec un lien pour choisir votre mot de passe (valable 72 heures), ou un mot de passe provisoire transmis par un autre canal.
3. Connectez-vous (12 caractères au moins pour le mot de passe ; un mot de passe provisoire se change dans « Mon compte »). Après 5 essais manqués, le compte est bloqué 15 minutes.
4. Mot de passe oublié : lien « Mot de passe oublié ? » de la page de connexion ; un lien valable 30 minutes arrive par e-mail. Les sessions ouvertes avant le changement sont fermées.

Protéger son compte : la double authentification

1. Installez sur votre téléphone une application d'authentification gratuite (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, FreeOTP…).
2. « Mon compte » → « Activer la double authentification » : confirmez votre mot de passe, scannez le code QR avec l'application, puis saisissez le code à 6 chiffres qu'elle affiche.
3. Conservez vos 10 codes de secours (téléchargement ou copie) : ils ne sont montrés qu'une fois. Chacun permet une connexion si le téléphone est perdu ou indisponible.
4. Ensuite, à chaque connexion : mot de passe, puis code à 6 chiffres. Téléphone perdu et codes égarés : votre administrateur (menu « Utilisateurs ») ou le bureau BIONATURA retire la double authentification après avoir vérifié votre identité.

Inviter vos collègues (administrateur)

Menu « Utilisateurs » : créez un compte par personne. Les rôles : administrateur (tout, dont les utilisateurs et l'abonnement), saisie (enregistrer les données), vérificateur (valider les rôles, instruire les alertes, signer les déclarations), lecture (consulter). Un compte se désactive ; il n'est jamais supprimé.

Compléter la fiche de votre organisation

Menu « Mon organisation » : profil, produits, région, présentation. Cochez « visible dans le registre » pour que les autres membres vous trouvent ; rien n'est public sans votre accord.

Membres et parcelles

1. Menu « Membres et parcelles » (producteur : « Mon exploitation et mes parcelles ») : téléchargez le modèle Excel. Une ligne par parcelle, en trois parties : profil du producteur (code, nom et prénom, contacts, pays, village), parcelle (superficie, point GPS pour 4 ha au plus, contour au-delà — obligatoire : art. 2, point 28 ; la cellule contour accepte un GeoJSON), certification (facultative).
2. Remplissez-le, « Vérifier le fichier » puis « Importer ». Le contrôle forestier part aussitôt sur les nouvelles parcelles. La production n'est pas à saisir : elle se calcule (superficie × rendement moyen).
3. Après l'import : synthèse globale en tête de liste, filtres sur les colonnes (culture, forêt, légalité, certification, bilan) et, sur chaque ligne, le menu « Actions » : ouvrir la fiche, commenter, refaire l'analyse forêt, télécharger la data EUDR du producteur (GeoJSON TRACES + Excel), supprimer la ligne.
4. Import erroné ? « Supprimer toute la liste » (administrateur), tapez SUPPRIMER, puis importez la nouvelle liste. Producteurs et parcelles sont archivés (journal d'audit) et leurs codes libérés ; un producteur qui a déjà des achats est gardé.
5. Chaque parcelle est contrôlée : 6 décimales, contour au-delà de 4 ha, chevauchements, surface. Les constats s'affichent ; ils ne bloquent pas l'import.

Relever les parcelles sur le terrain, sans réseau

1. Menu « Appli terrain (hors ligne) », sur le téléphone de l'agent : avec du réseau, connectez-vous puis « Préparer l'appareil » (acteurs et producteurs gardés sur le téléphone). Installez-la sur l'écran d'accueil (Android : menu du navigateur > Installer ; iPhone : Partager > Sur l'écran d'accueil).
2. Sur la parcelle, sans réseau : « Nouveau relevé », choisissez le producteur (ou créez-le), puis « Marcher le contour » (obligatoire au-delà de 4 ha : faites le tour à pied, écran allumé) ou « Un point » (4 ha au plus : restez immobile au milieu). Ajoutez des photos et une note.
3. De retour au réseau : « Envoyer ». Chaque relevé devient une parcelle avec ses contrôles et ses photos ; un relevé renvoyé après une coupure n'est jamais créé deux fois.

Contrôle forestier

1. Sur la même page, le bloc « Contrôle forestier » : la carte des forêts de 2020 (JRC) et les pertes de couvert depuis 2021 sont comparées à chaque parcelle ; les pertes de 2001 à 2020 sont montrées pour l'instruction.
2. Une alerte n'est pas une déforestation confirmée. Dans « Alertes à instruire », colonne « Suite à donner » (administrateur ou vérificateur) : « Valider après visite » (constat et justification : l'alerte est levée, la parcelle redevient conforme) ou « Laisser en attente » d'une visite. Une déforestation confirmée s'instruit sur la carte, preuves à l'appui, et exclut la parcelle des achats.

Légalité des producteurs choisis

1. Onglet « Membres » : cochez les producteurs, puis « Analyse de légalité des producteurs choisis ». Pour chacun, les huit catégories de la législation du pays de production (droits fonciers, environnement, forêts, droits des tiers, travail, droits de l'homme, consentement préalable, fiscalité et douanes) : conforme, non conforme ou non applicable, avec justification.
2. « Attribuer une certification » : à toute la liste ou aux producteurs cochés, le certificat chargé une fois est joint à chacun (un seul producteur : depuis sa fiche). Les preuves foncières se joignent sur chaque parcelle. Une certification aide, mais ne prouve pas à elle seule la conformité EUDR.

Achats et lots

1. Menu « Achats et lots » (producteur : « Récolte et lots ») : choisissez la culture et la campagne. Chaque producteur a sa production estimée, ce qui a déjà été acheté et le disponible.
2. Saisissez les quantités achetées (colonne « Achat ») et le numéro de bon, puis « Enregistrer les achats ». Au-delà du disponible, une justification est demandée et l'achat reste signalé. Une parcelle exclue ne fournit jamais d'achat.
3. « Constituer le lot » réunit les achats en cours en un lot nommé, prêt à vendre. Les parcelles que vos producteurs vous partagent s'acceptent depuis le bandeau en haut de la page.
4. Les rendements (moyen et plafond, par culture) se règlent dans « Mon compte » (lien sous votre nom, en bas du menu).

Transactions

1. Menu « Transactions », juste après « Achats et lots » : trois onglets, Ventes, Transferts de lots (reçus et envoyés) et Mes lots constitués.
2. Onglet « Ventes » : choisissez le lot et l'acheteur ou l'intermédiaire (en relation, ou inscrit au registre : la relation lui est proposée avec le lot), puis « Vendre et envoyer le dossier ». « Registre EUDR (Excel) » télécharge le registre des ventes pour la comptabilité et l'audit.
3. L'acheteur reçoit un dossier figé et scellé (parcelles, quantités, légalité, contrôles) et accepte ou refuse le lot ; suivez ses réponses dans « Transferts de lots ». Seuls les acheteurs et les intermédiaires peuvent recevoir un lot transféré.
4. Onglet « Mes lots constitués » : tous vos lots ; la fiche d'un lot permet d'importer le registre de collecte (modèle Excel pré-rempli avec vos parcelles) et de le transférer.
5. Un lot pas encore vendu se supprime (« Supprimer ») : il reste archivé, et ses achats reviennent dans les achats en cours pour constituer un autre lot — ou sont annulés, et la quantité redevient disponible chez les producteurs.

Acteurs, rôles EUDR et déclarations

1. Le rôle EUDR de chaque flux de produit se détermine avec le bureau BIONATURA (« Demander de l'aide »), articles du règlement à l'appui.
2. Une coopérative ou un producteur qui vend à un exportateur ou à un importateur ne met pas lui-même sur le marché de l'Union : le menu « Déclarations TRACES » n'apparaît que si un flux est validé comme opérateur, micro ou petit opérateur primaire, ou mandataire.

Trouver et relier vos fournisseurs

Menu « Registre mondial » : proposez une relation, ou demandez à acheter sur une offre. Vos fournisseurs qui n'utilisent pas TracaTerre peuvent rester de simples acteurs de votre registre.

Recevoir un transfert

1. Menu « Transferts de lots » : ouvrez le dossier (parcelles, légalité par producteur, contrôles, références amont), puis acceptez-le en choisissant l'acteur fournisseur, ou refusez-le avec un motif.
2. Accepter crée un lot de réception directement utilisable dans le composeur. Vous ne modifiez pas les quantités d'un producteur : si quelque chose cloche, refusez et demandez au fournisseur de corriger.

Relier TracaTerre à votre compte TRACES (Production)

1. Vos déclarations partent avec VOTRE compte TRACES : TracaTerre n'en a pas à lui. Une seule fois, avant la première déclaration.
2. 1. Enregistrez votre entreprise comme opérateur dans TRACES Production (eudr.webcloud.ec.europa.eu, connexion EU Login) : raison sociale, pays, activités EUDR (importation, exportation, mise sur le marché) et numéro EORI, obligatoire pour importer ou exporter. Le manuel « EUDR Economic Operators (EO) user manual V3 » de la Commission décrit chaque écran. Attendez la validation de votre opérateur.
3. 2. Demandez l'accès « web service » par un nouveau message à TRACES-Support@ec.europa.eu : votre opérateur validé, l'utilisateur TRACES qui l'utilisera, et le logiciel employé — TracaTerre, de BIONATURA (Togo), dont les tests de l'API ont été passés en Acceptance le 08/10/2026. Le bureau BIONATURA (support@tracaterre.com) vous donne le nom de l'utilisateur qui a passé ces tests.
4. 3. Une fois l'accès ouvert, dans TRACES Production : menu en haut à droite > « Modifier votre profil » (Edit Profile) > panneau Web Services Access. Notez votre nom d'utilisateur, l'identifiant client (WebServiceClientId) et affichez la clé d'authentification (icône en forme d'œil). La Commission n'envoie jamais cette clé par e-mail.
5. 4. Dans TracaTerre : fiche de votre entreprise (« Relier mon compte TRACES » dans les premiers pas, ou fiche de l'acteur) > « Connexion TRACES ». Saisissez le nom d'utilisateur, la clé et l'identifiant client, puis « Tester la connexion ». La clé est chiffrée : personne, pas même BIONATURA, ne peut la relire. Renseignez aussi l'EORI et, si votre utilisateur TRACES sert plusieurs opérateurs, l'« Identifiant d'accès TRACES » de cet opérateur.
6. Ne transmettez jamais votre clé par e-mail, WhatsApp ou téléphone, pas même au bureau BIONATURA : vous la saisissez vous-même dans TracaTerre.

Composer, signer et envoyer la DDS

1. Menu « Déclarations TRACES » : composez la déclaration depuis vos lots ou une expédition. Les anomalies bloquantes (parcelle exclue, légalité non conforme, lot sans origine, sorties supérieures aux entrées) sont listées.
2. Évaluez le risque et documentez vos mesures d'atténuation : c'est votre diligence, le logiciel ne décide pas à votre place.
3. Un administrateur ou un vérificateur signe avec son engagement : la déclaration est figée, puis envoyée avec votre compte TRACES (fiche de l'acteur, clé chiffrée). TracaTerre lit ensuite le numéro de référence et le numéro de vérification.
4. Modification ou retrait : possibles dans les 72 heures suivant le dépôt.

Dossier de preuves

Depuis un lot, une expédition ou une déclaration, téléchargez le dossier ZIP (données, pièces, résumé PDF, manifeste des empreintes) : c'est ce que vous montrez à une autorité compétente lors d'un contrôle.

1. Mettez-vous en relation avec les organisations de la filière depuis le registre.
2. Chacune décide d'accorder (ou de retirer) le partage de ses indicateurs avec vous.
3. Menu « Indicateurs de la filière » : parcelles, surfaces, états des contrôles, légalité déclarée, volumes livrés, par produit et par pays. Une case est masquée quand moins de trois organisations y contribuent.

1. Ouvrez une relation avec le client depuis le registre.
2. Menu « Dépôts de données » : déposez le fichier (relevé GPS, analyse, attestation ; 10 Mo au plus) avec sa référence et sa validité.
3. Le client l'accepte (le fichier rejoint son dossier de preuves, avec votre nom comme source) ou le refuse avec un motif. Le fichier est scellé par son empreinte.

1. Menu « Abonnement et factures » : la formule en cours, la consommation de la période (producteurs, lots, déclarations…) comparée aux quantités incluses.
2. Renseignez vos coordonnées de facturation (adresse, identifiant fiscal, e-mail) : elles sont recopiées dans chaque facture à son émission.
3. Téléchargez vos factures en PDF. Payez par virement ou Mobile Money aux coordonnées indiquées sur la facture, en rappelant son numéro ; le bureau BIONATURA enregistre le paiement.
4. Au-delà des quantités incluses, les unités supplémentaires sont facturées avec la période suivante.

1. Cloisonnement : une organisation ne voit jamais les données d'une autre, sauf ce qu'elle-même transmet (transfert, partage, dépôt).
2. Rien n'est supprimé : on archive. Le journal d'audit garde chaque action (qui, quoi, quand, avant, après) ; les administrateurs et vérificateurs le consultent et l'exportent.
3. Chaque donnée garde sa provenance : déclarée, vérifiée, manquante, anomalie, décision humaine.
4. Le logiciel signale ; une personne habilitée décide et signe.
5. Politique de confidentialité : page « Confidentialité ».

1. Menu « Demander de l'aide », ou le lien « Besoin d'aide ? » en bas du menu (l'écran où vous êtes est joint à la demande) : décrivez ce que vous cherchez à faire et ce qui se passe. N'écrivez jamais de mot de passe ni de clé TRACES.
2. Le bureau vous répond dans la même page ; vous pouvez relancer, puis indiquer que c'est résolu.

Les mots du règlement et de TracaTerre sont expliqués dans le glossaire, en français et en anglais. Les résumés du règlement sont indicatifs : le texte publié au Journal officiel de l'Union européenne fait foi.